Vorsteuerabzug – Anforderung an die Eingangsrechnung

Das Umsatzsteuergesetz stellt in § 15 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG klar, dass für den Vorsteuerabzug eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegen muss. Zudem muss die Lieferung oder sonstige Leistung von einem anderen Unternehmer für den Unternehmer ausgeführt worden sein. Nicht für das Unternehmen ausgeführt gilt u.a. die Lieferung eines Gegenstandes, den der Unternehmer zu weniger als 10 Prozent für sein Unternehmen nutzt.

Folgende Angaben müssen die Eingangsrechnungen enthalten, um die Vorsteuer in Anspruch nehmen zu können, § 14 Absatz 4 UStG:

 

• • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Hinweis: eine Postfachadresse allein ist nicht ausreichend),

• • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,

• • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatz­steuer-Identifikationsnummer,

• • das Ausstellungsdatum,

• • eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifi­zierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig vergeben wird (Rechnungs­nummer),

• • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,

• • den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,

• • das Entgelt (= Rechnungs-Netto-Betrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung auf­ge­schlüs­selt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,

• • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Nettoentgelts (z.B. Skonto),

• • den anzuwendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag; im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich (z.B. „Innergemeinschaftliche Lieferung“, „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“, „steuerbefreit nach § 4 Nr. 21 b) bb) UStG“ ).

• • Angaben zu Besonderheiten (bei Umkehr der Steuerschuld gem. § 13 b UStG: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ zwingend im Wortlaut Deutsch oder andere EU-Sprache, also auch z.B. „Reverse-Charge“ sowie USt-IdNr. Des Empfängers in EU-Fällen

• • entsprechende Angabe zu anderen Sondertatbeständen; bei Differenzbesteuerung „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“; “Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ und bei Reiseleistungen das Wort „Sonderregelung für Reisebüros“ mit genau vorgegebenem Wortlaut laut Gesetz),

• • bei Abrechnung durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers– die Bezeichnung „Gutschrift“. Die Steuernummer des Gutschriftempfängers muss zusätzlich enthalten sein.

Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 € nicht übersteigt, müssen mindestens folgende Angaben enthalten, § 33 UStDV:

 

• • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

• • das Ausstellungsdatum,

• • die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,

• • das Entgelt und der darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leis­tung in einer Summe (Angabe des Bruttoentgelts = Entgelt inkl. USt) und

• • den Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Bitte achten Sie darauf, dass jede zusätzliche Angabe auf dieser Rechnung richtig ist. Sollte z.B. zusätzlich auf der Kleinbetrags­rechnung ein anderer Name als Ihrer stehen, so kann die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug verwehren.

Besonderheiten bei elektronischen Rechnungen § 14 Absatz 3 UStG, A 14.4 UStAE:

 

• • Empfänger muss formlos zustimmen. Gilt grundsätzlich für jede einzelne elektronische Rechnung und ist bei Überweisung des Rechnungsbetrages erfüllt.

• • Rechnung muss alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten (s.o.).

• • Die Echtheit und Herkunft (Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers) der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit muss gewährleistet sein.

• • Der Nachweis kann erfolgen durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das jeder Unternehmer selbst festlegen kann (§ 14 Abs. 1 UStG) und das die Voraussetzungen gemäß A 14.4 Abs. 4-6 UStAE erfüllt. Der Nachweis gilt ohne Weiteres als erbracht (§ 14 Absatz 3 UStG) durch:

• • Eine qualifizierte elektronische Signatur oder

• • Elektronischen Datenaustausch (EDI – Electronic Data Interchange), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

• • Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax bzw. Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung (A 14.4 Abs. 2 UStAE).

Elektronische Rechnungen sind darüber hinaus in elektronischer Form revisionssicher aufzubewahren. Die Aufbewahrung eines Papierausdrucks reicht nicht!

Fahrausweise einschl. Flugtickets gelten als Rechnungen § 34 UStDV, A 14.7 UStAE, wenn sie die folgenden Angaben enthalten:

 

• • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung erbringt;

• • das Ausstellungsdatum;

• • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe;

• • den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz nach § 12 Absatz 2 Nr.10 UStG unterliegt;

• • im Fall der Anwendung des § 2 Abs. 3 UStG ein Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr;

• • Bei Abruf im Online-Verfahren (Online-Tickets) wird nicht beanstandet, wenn durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt (A 14.4 Abs. 11 UStAE).

Keine Fahrausweise sind Rechnungen über die Benutzung eines Taxis oder Mietwagens, A 14. 7 Absatz 1 Satz 4 UStAE.

Zusatzangaben in Sonderfällen:

 

• • Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs (§§ 2a, 6a UStG) detaillierte Angaben über Fahrzeugtyp und Fahrzeugnutzung gem. §§ 1b Absatz 2 und 3 UStG beachten.

• • Sonderfall Werklieferung obder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück an privat bzw. für nichtunternehmerische Nutzung: Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht (§ 14b Absatz 1 Satz 5 UStG).

Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs: wenn die Rechnung vorliegt. Das ist besonders bei Rechnungen zum Monats- oder Jahreswechsel kritisch: Sofern Rechnungen nicht mit der Leistung/Ware zugestellt werden, ist z. B. bei einer Rechnung auf den 31.12. die Vorsteuer erst im Januar des Folgejahres abzugsfähig, wenn die Rechnung eingegangen ist. Buchhalterisch hilft hier das Konto „Vorsteuer noch nicht abziehbar“, um die Vorsteuer „zwischenzuparken“. 

Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung der Umsätze entfallt (Anzahlungsrechnungen), ist der Steuerbetrag bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleitstet worden ist.